4.2.1 Aufbewahrungsarten Elektronische Rechnung wird gedruckt und als Papier- rechnung aufbewahrt → ok. Papierrechnung wird ge- scannt und ausschließlich elektronisch aufbewahrt → unveränderte Wiedergabe ist technisch sicherzustellen (zB durch nur einmalig beschreibbare WORM-Platten oder ein revisionssicheres Archiv, siehe dazu unten). BEI AUFBEWAHRUNG AUF DATENTRÄGERN MUSS DER UNTERNEHMER gem. § 132 Abs 3 BAO auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist Hilfsmittel zur Verfügung stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen und Platten) oder spezielle, festplattenbasierte Archivsoft- ware in Frage. Darüber hinaus gibt es auch Dienstleis- ter, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten. 4.2.3 Aufbewahrungspflicht Verschiedene Belege und Dokumente müssen für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden. Die Aufbe- wahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapie- re, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.). Ge- mäß § 212 Abs. 1 UGB haben alle buchführungspflichti- gen Unternehmer gem. § 189 UGB Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lagebe- richten, Konten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschrif- ten der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen geordnet aufzubewahren. (nur) soweit erforderlich, müssen auch ohne Hilfsmittel lesbare Wiedergaben beigebracht werden. Das Steuerrecht erweitert den Kreis der betroffenen Unternehmer gem. § 131 Abs. 1 BAO auch auf den Ein- nahmen-Ausgaben-Rechner und Überschussrechner. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, sind diese auf Datenträger zur Verfügung zu stellen. Da die Aufbewahrungsdauer im Ausnahmefall bis zu 22 Jahre beträgt, sollte in der Praxis ein gängiges Datenformat gewählt werden. Daneben ist sicherzu- stellen, dass auch die Software zum Öffnen der Datei- en entsprechend archiviert wird. 4.2.2 Revisionssicheres Archiv Ein revisionssicheres Archiv erfüllt genau die Voraus- setzungen, die gem. UGB, und BAO erforderlich sind, um eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der gesetz- lichen Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten. Das bloße Einscannen und Abspeichern von pdf-Datei- en auf einer normalen Festplatte (zB im Windows- Explorer) ist für ein revisionssicheres Archiv nicht aus- reichend, da jederzeit Dateien einzeln gelöscht, umbe- nannt, geändert oder in ihrer Reihenfolge verschoben werden können. Die revisionssichere elektronische Belegablage erfolgt zB über eine Archivsoftware, ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS). In den Metadaten der dort abgelegten Dokumente ist unter anderem BAO- und GoB-konform protokolliert, wer was wann geändert hat. Für die Revisionssicherheit kommen nur einmalig be- schreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blu-ray, WORM Seite 16 4.2.4 Aufbewahrungsfrist Die Aufbewahrungsfrist für die oben genannten Unter- lagen beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Diese Frist verlängert sich, wenn diese Bücher bzw. Aufzeichnun- gen in einem abhängigen gerichtlichen bzw. behörd- lichen Verfahren, wie zB im Zuge einer Außenprüfung, noch benötigt werden. Der Fristenlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg be- zieht. Des Weiteren bestehen verlängerte Aufbewahrungs- fristen für Aufzeichnungen und Unterlagen in Zusam- menhang mit Grundstücken (22 Jahre gem. § 18 UStG), iZm MOSS-Umsätzen (10 Jahre gem. § 25 Abs 12, Art 25a Abs 10 UStG) iZm hinterzogener Abgaben (10 Jahre gem. § 207 Abs 2 BAO) und iZm Rechten gegenüber Dritten (30 Jahre gem. §1479 ABGB). 4.2.5 EU-Datenschutzgrundverordnung Die Datenschutzgrundverordnung ist mit 25. Mai 2018 in Kraft getreten und regelt die Verarbeitung von per- sonenbezogener Daten durch Unternehmen, die bei einer Digitalisierung der Buchhaltung zwangsläufig er- folgen wird. Unternehmen müssen die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung jederzeit nachweisen können. Angesichts von drohenden Straf- zahlungen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes – unabhängig davon,